Transformer une usine à gaz Excel en une solution logicielle personnalisée

Du temps perdu avec beaucoup de manipulations Excel

Après avoir travaillé en tant que référent performance énergétique pendant plus de 13 ans, Nicolas Rolle-Milaguet a décidé de créer sa structure STRATENERGIE. Il accompagne ainsi ses clients en tant que Référent Énergétique Externalisé pour réussir leur transition énergétique, avec un double objectif : maîtriser leurs coûts et réduire l'impact environnemental de leurs consommations.

4 ans après sa création, Nicolas s'aperçoit qu'il a bâti son écosystème numérique autour de la suite bureautique Microsoft Office, et notamment d'Excel. Une multitude de fichiers, de nombreuses saisies manuelles, des transformations par copier/coller dans tous les sens et surtout des formules mathématiques indispensables, fruits de sa forte expertise technique. Il lui faut environ 12 heures de manipulations et de rédactions pour réaliser un seul diagnostic des coûts énergétiques.

Entre les diagnostics des coûts énergétiques et les rapports de suivi mensuels de ses clients, il considère passer environ 70 jours par an de rédactionnel. Il estime qu'avec un outil et des automatisations, il pourrait réduire ce temps de moitié pour consacrer plus de temps à valeur ajoutée pour ses clients.

Cependant Nicolas indique ne rien connaître en outils numériques et ne sait pas à qui s'adresser ! C'est ainsi qu'il fait appel à moi, Romain Papuchon, dirigeant de Digilux, spécialisé dans le choix et l'accompagnement à la mise en œuvre de solutions numériques.

Définir les objectifs, la clé d'un accompagnement réussi

Pour faire de cette transformation numérique un succès, j'ai d'abord aidé Nicolas à définir ses objectifs globaux :

• Gagner du temps sur la rédaction des rapports, et donc pouvoir adresser plus de clients ;
• Gagner du temps sur l'automatisation des calculs et la récupération des données ;
• Structurer les outils pour pouvoir à terme embaucher une personne qui le seconde ;
• Offrir une plateforme de suivi aux clients pour un accès en ligne à leurs données ;
• Accéder facilement à des statistiques de suivi (ex : économies annuelles réalisées) ;
• Augmenter le chiffre d'affaires.

Nicolas souhaitait également ajouter des contraintes spécifiques : s'entourer de partenaires connaissant le numérique, une préférence pour les acteurs locaux, un projet ambitieux avec un budget limité et, si possible, numérique responsable — logiciel sobre, peu consommateur en énergie, hébergeur vert.

Sa crainte majeure : un logiciel qui ne réponde que partiellement au besoin au vu du budget limité.

Ne pas se tromper pour choisir le bon prestataire

Ma première action a été de bâtir un cahier des charges formalisant le besoin et le fonctionnement actuel des activités de STRATENERGIE. J'ai ensuite lancé un appel à manifestation d'intérêt (AMI) auprès de mon réseau professionnel pour retenir 6 prestataires intéressés, puis le dossier de consultation des entreprises (DCE) a permis de sélectionner 3 entreprises aux approches et budgets différents.

J'ai invité ces 3 entreprises à soutenir leur offre devant Nicolas. La notation des candidats selon des critères techniques, coûts et délais a permis de retenir la société DPLIANCE. Pour partir sur de bonnes bases, j'ai proposé un contrat spécifique contenant des engagements réciproques pour chacune des parties.

Pas de projet viable sans suivi des opérations et adaptations !

Pendant toute la mise en œuvre, j'ai accompagné STRATENERGIE dans le pilotage du prestataire, le suivi du budget et du planning, la relation contractuelle et les compromis et recherches de solutions acceptables par les deux parties. Un projet ne se passe jamais exactement comme prévu : il faut savoir s'adapter continuellement tout en gardant en tête les objectifs initiaux.

L'expertise de Nicolas étant complexe, le prestataire avait sous-estimé le temps pour comprendre et modéliser les calculs mathématiques. Il a aussi fallu beaucoup de temps et de négociation avec les fournisseurs de STRATENERGIE pour permettre la connexion avec leurs API.

Malgré le décalage du planning de 6 mois, nous avons réussi à conserver les fonctionnalités attendues et à respecter globalement le budget initial !

Les résultats de mon accompagnement

Recommandation 10/10

« Merci Romain pour cet accompagnement ! Ton approche structurée, de la définition précise des besoins jusqu'au suivi opérationnel, a permis de transformer une contrainte chronophage en véritable levier de croissance pour STRATÉNERGIE. […] Le résultat est là : un outil performant, un gain de temps considérable et surtout de nouvelles perspectives de développement. Un accompagnement exemplaire qui démontre combien la digitalisation, lorsqu'elle est bien pilotée, devient un accélérateur de business. »