Mutualiser ou séparer les systèmes d'information lors d’un déménagement ? Éclairer la décision

Un déménagement qui pose la question des systèmes d'information

Début 2023, la Maison de la Formation est un lieu à Poitiers où cohabitent plusieurs structures pédagogiques dans des locaux communs. En juin 2023, le siège de la CCI de la Vienne y déménage avec pour objectif de réunir ses équipes sur un lieu unique.

Le Système d'Information de la CCI est alors opéré par deux entités différentes : l'équipe informatique de la CCI gère le siège, et l'équipe informatique de l'UIMM gère l'ensemble de l'informatique de la Maison de la Formation, y compris l'activité pédagogique de la CCI, localisée sur un ERP commun.

Avec la réunion de ces deux équipes informatiques sur le même site se pose la question de mutualiser ou de séparer les systèmes d'information. La mutualisation permettrait d'optimiser les ressources et de faire des économies ; la séparation permettrait l'autonomie et la flexibilité.

Mission 1 — Un diagnostic fonctionnel et organisationnel

Ce choix étant hautement stratégique, la CCI de la Vienne a fait appel à Digilux pour réaliser un état des lieux et des recommandations quelques mois avant le déménagement. Pour faciliter le déroulement de la mission et piloter l'activité, une équipe rapprochée a été mise en place, constituée du Directeur Général, du Directeur des Services Généraux et de la Directrice des Ressources Humaines.

La première étape a consisté à réaliser un diagnostic de la situation :

• Interview des dirigeants de la CCI et de l'UIMM pour cadrer la mission et évoquer les pistes de mutualisation ;
• Enquête de satisfaction auprès des utilisateurs concernant les services numériques en place ;
• Interview des équipes métiers de la CCI pour connaître l'adéquation des outils et process avec leurs besoins ;
• Interview des responsables informatiques de la CCI et de l'UIMM pour évoquer les atouts et difficultés techniques ;
• Entretien approfondi avec l'éditeur de l'ERP pour comprendre l'enchevêtrement des données et les solutions possibles.

La deuxième étape a consisté à formaliser les livrables : comptes rendus synthétiques des interviews, analyse de l'enquête utilisateurs, cartographies des applications métiers et du Système d'Information, analyse critique de la situation, recommandations avec 10 chantiers majeurs priorisés, et une synthèse générale vulgarisée pour les dirigeants.

Pour terminer, l'analyse a été restituée auprès des élus et décideurs de la CCI. Les recommandations de Digilux ont été écoutées : le choix a été fait de séparer les Systèmes d'Information et de créer une Direction des Systèmes d'Information autonome.

Les résultats de la première mission

Mission 2 — Mettre en place une Direction des Systèmes d'Information autonome

La CCI de la Vienne a de nouveau fait confiance à Digilux pour mettre en œuvre les recommandations issues de la première mission :

• Séparer l'outil métier ERP, utilisé conjointement par la CCI et l'UIMM, et leurs données entremêlées ;
• Créer un socle technique dédié pour la CCI, étanche, garantissant la sécurité des données et des outils ;
• Structurer les processus et l'équipe opérationnelle informatique ;
• Mettre en place une Direction des Systèmes d'Information, au service de la Direction Générale, avec une gouvernance et un pilotage des projets.

Le tout avec des contraintes de temps fortes : l'activité pédagogique est cadencée par la rentrée de septembre, pour laquelle les projets techniques devaient être mis en œuvre.

Pour ce faire, j'ai assuré le rôle de DSI externalisé : recrutement d'un chef de projet métier pour piloter le projet ERP, coaching et pilotage de l'équipe informatique interne pour séparer les SI, direction de projet et interface entre les deux entités informatiques CCI et UIMM, formalisation, gouvernance et pilotage général en lien avec le Directeur Général, le Directeur des Services Généraux et la Directrice des Ressources Humaines.

Les méthodes et outils suivants ont été utilisés : création d'un organigramme RH et des fiches de postes associées, entretiens individuels avec les équipes informatiques, réunions de suivi techniques avec les équipes opérationnelles et les prestataires, réunions de pilotage avec le groupe projet, gestion des risques adaptée, lien avec le CODIR et présentation de l'avancée des projets, formalisation du plan d'actions dans un Schéma Directeur des Systèmes d'Information (SDSI).

Challenge réussi, à l'aide d'une équipe interne fortement mobilisée et de décisions rapides prises par la direction. La mission s'est clôturée par le recrutement d'un DSI et son accompagnement pour assurer la continuité, piloter les projets et les équipes.

Les résultats de la seconde mission