Coûts du numérique: comment les optimiser?

Romain PAPUCHON | Publié le 2 février 2021 |

« Le numérique coûte cher et la facture augmente tous les ans ! ». Cette phrase, que l’on entend souvent dans la bouche des financiers, est bel et bien la réalité. En effet, si l’on considère le numérique comme un centre de coûts, tel que les services généraux par exemple, il occupe effectivement un poste conséquent.

Cependant, il ne faut pas voir le numérique comme un pur centre de coûts. Terminée la période où le service informatique était un distributeur de matériel et un empêcheur de tourner en rond ! Il est aujourd’hui devenu essentiel au sein des structures et doit être considéré comme un centre de profits : une aide à la décision, un facilitateur, la mise à disposition d’opportunités jusqu’à maintenant inaccessibles sans le digital.

3 façons d’optimiser votre budget numérique

Ce n’est pas parce que le numérique est indispensable à l’organisation qu’il doit bénéficier d’un financement illimité ! Les budgets d’investissement doivent se travailler ainsi que les coûts récurrents.

1. Comparez les modèles « cloud » aux modèles « sur site »

Les organisations sont parfois frileuses de confier leurs données dans des clouds qu’elles ne maîtrisent pas. Au-delà de l’aspect sécurité – voir article « Le Cloud : pratique mais vraiment sécurisé? » – le Cloud peut constituer un modèle économique intéressant. En effet, le coût de la mise en place d’une solution en mode hébergé sera réduit par rapport à une solution sur site. La facture annuelle est connue à l’avance ainsi que la durée d »engagement. Une solution sur site est généralement moins coûteuse sur le long terme, mais nécessite des ressources humaines avec des coûts parfois cachés. Jusqu’à fin 2020 les collectivités locales ne pouvaient récupérer la TVA que sur les investissements. Bonne nouvelle, c’est désormais le cas également sur les solutions SaaS (voir arrêté sur Legifrance).

2. Renégociez régulièrement vos contrats

Tous les ans le prix des contrats augmente. Dans le numérique, il est généralement indexé sur l’indice Syntec, mais ce n’est pas une fatalité ! Il ne faut pas hésiter à négocier des ristournes, des rabais ou des prestations complémentaires avec vos prestataires. Ces derniers sont souvent en terrain conquis et pensent que vous n’irez pas à la concurrence. Par ailleurs, la technologie évoluant très vite, le même service vendu 100€ il y a 5 ans ne coûte peut-être plus que 70€ aujourd’hui.

3. Ne choisissez pas toujours la solution la moins chère

Optimiser son budget, ce n’est pas forcément le réduire à outrance. La solution immédiatement la moins chère n’est pas forcément la plus intéressante à terme. En effet, il serait dommageable de faire un choix minimaliste et de devoir repenser la solution dans 2 ou 3 ans ; les dépenses additionnées seraient bien plus élevées qu’un bon choix initial. Ayez une vision d’ensemble, une stratégie sur plusieurs années. Optez pour des dépenses justes et calculez le retour sur investissement des projets !

Conclusion

L’informatique, le numérique et désormais le digital occupent une très grande part des dépenses dans les entreprises et collectivités. Considérez vos dépenses numériques comme des investissements sur l’avenir, ayez une vision stratégique à moyen et long terme, renégociez vos contrats régulièrement et considérez pour chaque projet la solution Cloud.

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