Pourquoi utiliser les outils collaboratifs ?

Romain PAPUCHON | Publié le 17 novembre 2020 |

Réunion à distance, visioconférence, partage de gros fichiers, gestion électronique des documents, réseau social d’entreprise, digital workspace, … De nombreux outils collaboratifs sont apparus ces dernières années pour faciliter le travail des entreprises et des collectivités. Utilisés tout d’abord dans les grands groupes, ils sont désormais facilement accessibles pour les structures de tailles intermédiaires et même les plus petites.

La crise sanitaire qui nous a touché en début d’année 2020 a boosté la mise en place de ces outils et le nouveau confinement en cette fin d’année devrait conforter la tendance. Alors est-ce un phénomène de mode ? En avez-vous vraiment besoin ? Quel bénéfice pouvez-vous en tirer ?

3 raisons d’adopter les outils collaboratifs

Si vous n’avez pas encore testé ou n’êtes pas encore convaincu, je vous propose de faire le tour des raisons qui pourraient accélérer leur mise en place dans votre structure.

1. Favoriser les échanges

Oubliez les multiples courriels qui nous polluent la vie ! Les outils collaboratifs permettent d’échanger efficacement, en utilisant des médias différents en fonction du degré d’urgence. Ils favorisent la communication et le partage des informations, permettent aux personnes en situation de télétravail de garder le lien et de rompre l’isolement.

2. Organiser l’activité

En cette période de télétravail massif, l’un des éléments les plus complexe à traiter est la gestion de l’activité à distance. Les outils collaboratifs aident les managers à organiser les actions de leurs subordonnés, limitent les besoins de reporting et renforcent l’appartenance à l’équipe. Par ailleurs, ces outils permettent de centraliser les informations et de faciliter leur recherche au sein de la structure. Enfin, ils permettent de passer moins de temps sur les tâches sans valeur ajoutée, tels que le traitement des courriels, les multiples réunions et la recherche d’information.

3. Développer l’intelligence collective

Individuellement, on ne peut pas tout connaitre, tout savoir et avoir les meilleures idées ! Chacun possède une expérience, un savoir-faire et un regard différent qu’il s’agit d’utiliser. Brisez les organisation hiérarchiques et pyramidales et mettez en place de la transversalité via les outils collaboratifs. Vous entrerez alors dans une organisation agile et embarquerez vos collaborateurs dans une nouvelle expérience de co-construction et d’épanouissement.

Conclusion

Les outils collaboratifs deviennent indispensables, notamment dans cette période de télétravail massif qui risque de s’installer durablement. Ils permettent aux collaborateurs de garder le lien en favorisant les interactions et au manager de gérer l’activité à distance. Enfin la richesse d’une organisation se trouve au sein de chaque individu qu’il convient de mobiliser en favorisant l’intelligence collective.

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