De quels outils collaboratifs avez-vous besoin ?

Romain PAPUCHON | Publié le 1 décembre 2020 |

Office 365, Google Suite, Slack, Alfresco, Klaxoon, Nextcloud, WebEx, Zoom, GoToMeeting, Trello, Jira, Jamespot, Dropbox, Collabora Online et bien d’autres… Les outils de collaboration sont aujourd’hui très nombreux sur le marché. Alors comment choisir l’outil qui correspond à vos besoins ? Faut-il un outil qui fait tout ou utiliser chaque outil pour sa spécialité ? Comment initier une démarche collaborative au sein de votre organisation ?

3 étapes pour booster sa collaboration

Même si on peut facilement déployer une solution de collaboration en quelques minutes, la mise en place de ces outils et méthodes agiles ne doit pas se faire dans la précipitation. En effet, mettre en place une démarche collaborative passe avant tout par une gestion du changement et un accompagnement très fort des utilisateurs.

Étape 1 : petite vitesse

Pour débuter, vous échanges oraux s’opèrent principalement par téléphone ou en présence physique ; lorsqu’un échange à plusieurs est nécessaire vous organisez une réunion en utilisant les calendriers partagés ! Vous utilisez les courriels pour échanger ou les SMS en cas d’urgence. Les plus audacieux utilisent le tchat, ont essayé les réunions à distance avec un outil de visioconférence. Votre communication interne est basée sur l’Intranet, la newsletter et parfois même une boite à idées !

Étape 2 : on accélère…

Vous avez décidé de vous prendre en main et d’arrêter de vous envoyer des pièces jointes dans les courriels puisqu’on ne sait jamais quelle version du fichier est la dernière. Vos documents sont désormais intégrés dans une base documentaire de type GED avec un système de version et vous pouvez même coéditer, c’est à dire modifier les documents en même temps que vos collègues ! Vos informations sont accessibles au plus grand nombre selon qu’ils aient le droit d’y accéder ou non.

Étape 3 : à fond la caisse !

Vos managers utilisent des outils de gestion de l’activité et de projets, les équipes sont autonomes et les revues d’activité sont rapides. Des outils de brainstorming viennent casser la routine et révéler les bonnes idées de vos collaborateurs. Votre activité est complètement dématérialisée et vous utilisez des outils de gestion de flux (workflow). La communication est riche, utilise plusieurs canaux et les utilisateurs peuvent choisir de s’abonner à ce qui les intéresse.

Conclusion

De nombreux outils existent sur le marché mais tous ne sont pas adaptés à l’état de maturité de votre organisation et à vos objectifs immédiats. Avant de vous lancer, analysez vos besoins et élaborez une stratégie de déploiement qui s’opérera sur plusieurs mois. Choisissez ensuite les outils les plus adaptés et cadencez le déploiement dans le temps sans oublier le plus important : l’accompagnement des utilisateurs, clé de la réussite. Ne visez pas trop haut tout de suite, ce qui pourrait faire peur à vos collaborateurs. Débutez modeste, avancez à petits pas, quitte à changer d’outil lorsque la maturité sera présente au sein de votre structure.

Vous souhaitez en savoir plus ? Échanger sur vos projets ?
N’hésitez pas à nous contacter !