Comment mettre en place une démarche collaborative ?

Nombreux sont les outils collaboratifs, les méthodes agiles et participatives, et la façon de les utiliser ! Mettre en place une démarche collaborative dans une organisation ne s’improvise pas et nécessite un investissement à la hauteur des ambitions.

Une démarche collaborative en 3 étapes

Ça y’est, vous êtes persuadés que la mise en place d’une démarche collaborative va aider votre entreprise ou votre collectivité à grandir, vous avez raison ! Attention cependant à ne pas mettre la charrue avant les bœufs et ne pas brûler les étapes au risque de voir votre énergie dépensée pour rien.

1. Définir ses objectifs et sa stratégie

Vous devrez commencer par répondre aux questions suivantes : « Pourquoi souhaitons-nous mettre en place une démarche collaborative ? » : cela pourrait-être pour optimiser les échanges entre les salariés, centraliser les connaissances, mieux partager les informations, faire participer davantage les collaborateurs, … Puis « Quels seront les utilisateurs ? » : le comité de direction, une direction spécifique, l’ensemble des agents, … Et enfin « Quelles seront les étapes de mise en place et les moyens que nous allons mettre en œuvre pour y parvenir ? » : groupe de test, étapes intermédiaires, enquêtes, référents internes, accompagnement extérieur, … Ces éléments constitueront votre stratégie de déploiement.

2. Choisir ses outils

Une fois la stratégie élaborée, vous pourrez commencer à choisir vos outils en fonction des différentes étapes définies. Par exemple, si votre priorité concerne les échanges autour des fichiers, du stockage des documents et des versions, il n’est pas nécessaire de vous concentrer sur des outils « tout en un » proposant de la visioconférence. Si vous optez pour un outil avec plusieurs fonctionnalités, activez seulement les briques nécessaires. Les autres seront activées ultérieurement, lorsque les utilisateurs auront bien pris en main la première phase.

3. Accompagner la mise en place

La démarche collaborative bouleverse les modèles établis : échanges, rapport à l’autre, reporting, autorité, pouvoirs… Sa mise en place doit donc soigneusement être préparée. Elle doit être portée au plus haut dans l’organisation, il est nécessaire d’intégrer les collaborateurs dans la réflexion et dans le choix des outils. Les managers devront tout particulièrement être accompagnés pour adapter leur méthode de management, qui doit progressivement laisser place à la confiance. Enfin, les utilisateurs devront avoir un référent désigné qui pourra rapidement répondre à leurs questionnements du quotidien et aidera au respect des règles de l’organisation (ex : nommage des documents).

Conclusion

Mettre en place une démarche collaborative devient indispensable pour répondre aux enjeux du quotidien : gestion des documents, travail à distance, partage de l’information, … Avant de déployer des outils de collaboration, il convient de bien définir sa stratégie : objectifs, utilisateurs, groupe projets, étapes de mise en œuvre, accompagnement des utilisateurs et des managers. Bien qu’ils arrivent dans un second temps, les outils ne sont pas à négliger puisqu’ils seront utilisés au quotidien : ils doivent être pratiques et faciles d’accès. Enfin, un accompagnement tout au long du projet est nécessaire pour répondre rapidement aux interrogations des utilisateurs et faire respecter les règles définies par l’organisation.